المصدر : ورقة دراسية اعداد محمد فوزي
ماهية التخطيط
1- يشير بينت Bennett إلي التخطيط بقولة :- أنة عملية تحديد أهداف المشروع والطرق المناسبة لارشاد الأفراد في القيام بعملهم لتحقيق هذه الأهداف
2- وتعرف هايمان haiman وهيلجرت hilgert التخطيط بأنة الوظيفة الإدارية التي تتضمن تقرير ما يجب عملة مقدما .
3- وكذلك يري برش brech أن التخطيط هو التنبؤ مقدما بالحاجة إلي إجراء تعديلات في الهيكل التنظيمي organization structure
4- ويعرف هنري فايول fayol التخطيط بأنه التنبؤ بما سيكون عليه المستقبل مع الاستعداد لهذا المستقبل .
5- ويعبر سيد الهواري عن التخطيط بقولة :أنه مرحلة التفكير في المستقبل و التنبؤ بالمشكلات و الإمكانات و الاحتياجات والاستعداد لهذا المستقبل .
6- وكذلك يري محي الدين الأزهري أن التخطيط هو تحديد الأهداف التي ترغب المنظمة في تحقيقها مع توفير الوسائل و البرامج اللازمة لتحقيق هذه الأهداف
أهمية التخطيط
للتخطيط أهمية ومزايا عديدة نبرزها في النقاط التالية :-
1- توضيح أهداف المشروع المراد تحقيقها و بلورتها .
2- توضيح فلسفة العمل الجماعي لإنجاز الأهداف .
3- تحديد المسار الذي يجب أتباعه لتنفيذ المشروع .
4- التحديد الكمي و النوعي الإمكانات المادية والبشرية التي يكون المشروع في حاجة إليها لتحقيق أهدافه .
5- يضع تصور لكيفية الاستفادة من الإمكانات المادية والبشرية المتاحة أقصي استفادة .
6- وكذلك يري محي الدين الأزهري أن التخطيط هو تحديد الأهداف التي ترغب المنظمة في تحقيقها مع توفير الوسائل والبرامج اللازمة لتحقيق هذه الأهداف .
# أهمية التخطيط
للتخطيط أهمية ومزايا عديدة نبرزها في النقاط التالية :-
1- توضيح أهداف المشروع المراد تحقيقها وبلورتها .
2- توضيح فلسفة العمل الجماعي لإنجاز الأهداف .
3- تحديد المسار الذي يجب إتباعه لتنفيذ المشروع .
4- التحديد الكمي والنوعي للإمكانيات المادية والبشرية التي يكون المشروع في حاجه إليها لتحقيق أهدافه .
5- يضع تصور لكيفية الأستفاده من الإمكانيات المادية والبشرية المتاحة أقصي استفادة ممكنة .
6- تحديد الوقت الذي تتطلبه كل مرحلة من مراحل المشروع وكذلك الربط بين المراحل المختلفة للعمل لتحقيق أهداف المشروع في الوقت المحدد .
7- التنبؤ بالمشكلات والعمل علي تفاديها ومواجهتها وإيجاد الحلول المناسبة لتلك المشكلة .
8- يزيد من فاعلية الرقابة ، إذ أنة لا يمكن الحكم علي ما تم إنجازه من أعمال أنه مطابق أو غير مطابق إلا من خلال ما هو مخطط له .
9- يزيد من الكفاءة efficiency الإدارية .
10- تحقيق الارتباط المنطقي بين القرارات .
11- يوفر التخطيط مدخلا منظما للاهتمام باحتمالات المستقبل والتنبؤ بأحداثه .
# مراحل التخطيط :-
يمر التخطيط بعدة مراحل أو خطوات رئيسية حتى يتحقق له مستوي عال من الكفاءة والفاعلية . ومن أهم الخطوات الرئيسية لتخطيط نشاط المشروع ما يلي :-
1- تحديد الأهداف الرئيسية للمشروع .
2- القيام بتحليل شامل لنشاط المشروع واتجاهاته وإجراء التنبؤ وذلك من خلال :-
أ- جمع البيانات والمعلومات .
ب- تحليل الموقف في الماضي والحاضر .
ج- إجراء التنبؤات .
د- وضع الفروض .
3- ترجمة الأهداف الرئيسية إلي أهداف مرحلية أو تخصصية بصورة محددة .
4- تعيين الوظائف الرئيسية والبحث عن مجالات العمل البديلة .
5- تقويم لمجالات العمل البديلة واختيار البديل الأمثل .
6- اختيار طرق التطبيق ، ورسم الخطط الفرعية التكميلية .
7- إعداد الموازنة التخطيطية .
8- المتابعة .
# مراحل التخطيط
1- مرحلة الأعداد .
2- مرحلة الإقرار ( إقرار الخطة ) .
3- مرحلة التنفيذ .
4- مرحلة المتابعة ( متابعة وتقييم عملية التنفيذ ) .
# مبادئ التخطيط الفعال
لكي يحقق التخطيط الغرض منه ، فإنه يجب مراعاة بعض المبادئ الهامة التي تؤثر في نجاح التخطيط وزيادة فاعليته وأهم تلك المبادئ ما يلي :-
1- يجب بناء الخطة في ضوء هدف واضح وصريح ومحدد مما يتيح عملية التخطيط .
2- يجب أن تكون الخطة مفهومة وواضحة وتتميز بالدقة مما يتيح الفرصة لاستيعابها من قبل القائمين علي وضعها موضع التنفيذ .
3- أن تكون الخطة إقتصاديه ومراعية للإمكانيات والموارد المادية والبشرية المتاحة .
4- أن تتميز الخطة بالمرونة حتى يمكنها من مقابلة الظروف المتغيرة والطارئة .
5- أن تكون قابلة للمتابعة عند التنفيذ مما ييسر تقويم الأداء أو العمل .
6- يجب أن يعتمد التخطيط علي الوثائق والحقائق والتفكير الموضوعي .
7- أن يشارك في التخطيط كل من له دراية علمية وخبرة بمجال التخطيط .
ولقد أكد فايول fayol علي عدة معايير هامة يجب توافرها في الخطة لكي تكون فعالة وهي المعايير التالية :- ( الوحدة – الاستمرارية – الدقة – المرونة )
واجبات التخطيط
ترتبط عملية التخطيط بتحديد الأهداف وفقاً لمعايير علمية و من ثم المدخلات inputs الكفيلة بتحقيق تلك الأهداف و كذلك تحديد و رسم السياسات و الإجراءات التي توضح طرق استخدام المدخلات وفقاً لبرامج العمل و للجدول الزمني لإنجاز المهام و لتحقيق الأهداف و في ضؤ الميزانيات
ولذا فأن أهم واجبات يمكن تحديدها في
1- وضع الأهداف و المعايير .
2- رسم السياسات و الإجراءات .
3- التنبؤ و إعداد الموازنات .
4- وضع برامج العمل و الجداول الزمنية .
1) وضع الأهداف والمعايير
يشير جوليك gulivk إلي أن أفضل ضمان لفاعلية الإدارة هو تحديد الغرض أو الهدف بوضوح ،
وذلك لان فاعلية الإدارة تتأثر بانتقاء الأهداف ، فالانتقاء الجيد للأهداف يزيد من فاعلية الإدارة ، في حين أ، الانتقاء العشوائي للأهداف يقلل الفاعلية مما يشير إلي عدم الدقة في التخطيط .
فالأهداف تعد مرشداً نحز الغاية المنشود تحقيقها ، فهي تتحدد الاتجاه العام للمجهودات الجماعية . فالأهداف تعد بمثابة النتائج المطلوب تحقيقها بالجهد الجماعي .
أنواع الأهداف
1) أهداف إستراتيجية Strategic
وهي تعبر عن النتائج المطلوب تحقيقها في المستقبل البعيد و التي يطلق عليها أهداف طويلة المدى .
أهداف تكتيكية Tactical
وهي تعبر عن النتائج المطلوب تحقيقه من نتائج في الأجل القصير والتي يطلق عليها أهداف قصيرة المدى أو الأهداف المرحلية و تلك الأهداف تشتق من الأهداف الإستراتيجية .
معايير الأهداف
توجد عدة معايير يجب مراعاتها في عملية وضع وتحديد الأهداف حتى تصبح الأهداف ذات فاعلية في الإدارة . ومن أهم المعايير التي يجب مراعاتها الآتي :-
1- أن تنبع من فلسفة المجتمع وتساير الأهداف القومية .
2- ترتبط إلي حد مقبول بحاجات الأفراد .
3- تتميز بوضوح المعني والمفهوم .
4- تتصف بالتكامل والشمول .
5- أن تكون واقعية بحيث يمكن تحقيقها بالإمكانات المادية والبشرية المتاحة والظروف المتيسرة .
6- تحليل الأهداف المركبة إلي أهداف تخصصية أو مرحلية .
7- يمكن قياس نتائجها ، فلكي يكون للأهداف قيمتها العلمية ، يجب أن تكون نتائجها قابلة للقياس .
8- متسلسلة منطقياً في سلم الأهمية والأولوية
9- أن تكون نابعة من منطلق النتائج والمخرجات
10- قابلة للتغيير والتطوير .
أهمية تحديد الأهداف
1- تعد نقطة الانطلاق في التخطيط .
2- تحديد الأهداف والاتجاه العام للمجهودات الجماعية .
3- تحقيق الأهداف وتيسير التنسيق بين مجهودات الأفراد والوحدات دون التدخل أو التعارض في الأعمال .
4- تعد الأهداف بمثابة دافع لكل فرد في المجموعة للقيام بالعمل .
5- تعد مقياس للرقابة والتقويم الأداء أثناء التنفيذ أو بعد الانتهاء منه من خلال قياس النتائج ومدي مطابقتها للأهداف .
6- مرشد بقدر الإمكان لطرق ووسائل تحقيقها .
7- توحي بالاستفادة من الإمكانات المتاحة بطريقة مثالية .
8- تتضمن قدر من التحدي لقدرات القائمين بتحقيقها .
9- تعبر عن فلسفة وسياسة الهيئة أو المنظمة .
رسم السياسات والإجراءات policy marking :
السياسات
يصف كل من كيلي ولازر Kelly, Lazer السياسة الإدارية :
" بأنها مجموعة من القواعد الموضوعة علي مستوي عال من السلطة لتوجيه القرارات التي تتخذ علي مستوي أقل .
وكذلك يشير الدرسون Alderson إلي السياسة الإدارية بأنها مجموعة من القواعد العامة التي تحكم استخدام مصادر المنشأة في الوصول إلي أهدافها .
ويعرف كل من سيد شلتوت و حسن معوض السياسة الإدارية بأنها " القواعد أو المبادئ و الأسس التي توضح طريقة العمل لتنفيذ المشروع .
الإجراءات
يعرف الدرسون Alderson الإجراءات " بأنها طريقة موضوعة سلفاً عن كيفية تنفيذ أعمال روتينية .
ويشير آلن Allen إلي ضرورة أن تكون الإجراءات مكتوبة ،إذ أن ذلك يعد أفضل طريق لوضعها موضع التنفيذ .
السياسات ما هي إلا قواعد عامة توضح بشكل عام ما يجب عمله وما لا يجب عمله ( في حين أن) الإجراءات ما هي إلا خطوات تفصيلية محددة تأتي الخطوة منها بعد الأخرى وفق اًلتتابع زمني .
أهمية السياسات الإدارية
1- تعد جوانب مرشدة للتفكير في اتخاذ القرار .
2- تفسير وتترجم الأهداف .
3- تعد من الوسائل الضرورية للرقابة .
4- تعد الإطار العام الذي تعمل في نطاق الإدارة .
5- توافر اتخاذ القرارات في المشاكل المماثلة .
6- تؤدي إلي تحقيق الأهداف وتحقيق أفضل النتائج بكفاءة .
مبادئ أساسية يجب توافرها في السياسات
1- تتفق مع الفلسفة والسياسة العامة .
2- أن تعبر عن فكر المنظمة أو الهيئة .
3- تكون واقعية وتؤدي إلي تحقيق الأهداف .
4- الاستناد في وضعها إلي الحقائق العلمية .
5- أن تكون واضحة المفهوم والمعني .
6- أن تتصف بالمرونة لمواجهة الظروف والمواقف المتغيرة .
مبادئ أساسية يجب توافرها في الإجراءات
1- يجب أن توضع الإجراءات داخل إطار السياسة الإدارية للمشروع .
2- يجب أن يتوافر للإجراءات عنصري الاستقرار و المرونة .
3- أن تتميز بالصراحة و الوضوح مما يسهل من فهم القائمين بالتنفيذ .
4- يجب أن تكون الإجراءات مكتوبة حتى تكون مرجعاً .
5- أن تكون الإجراءات قابلة للتطبيق .
2) التنبؤ وإعداد الموازنات
إن التنبؤ هو وضع افتراضات عن المستقبل في ضوء ما حدث في الماضي ويحدث في الحاضر ، ولذا فان وضع الموازنة التخطيطية يعتمد علي التنبؤ ، كما أنه لا يوجد قيمة علمية للتنبؤ إذا لم تترجم في شكل موازنة تخطيطية .
أهم الاعتبارات التي يجب مراعاتها عند إعداد الموازنة التخطيطية :-
1- أن تكون بمثابة أهداف نموذجية لقياس الاداء الفعلي .
2- إتباع مبدأ اللامركزية في تحضير وإعداد الموازنات .
3- أن تكون أداه مساعدة للمدربين .
4- مراعاة الموضوعية وواقع الظروف المعاصرة و المتوقعة عند أعدادها .
5- تحقيق عنصر التنسيق و التجانس و التكامل بين الموازنات الوظيفية .
3) وضع الجداول الزمنية
يشير سيد الهواري أن الجدولة الزمنيةScheduling فهي تعني تحديد الوقت النسبي الذي يجب أن يبدأ فيه عملية معينة ولا سيما إذا كان هناك عدة عمليات أو مراحل في أن البرنامج الزمني يوضح العمليات المطلوب تنفيذها مبينا ميعاد الابتداء لكل عملية تقرر تنفيذها فهو وسيلة لربط العمليات المختلفة من أجل تحقيق هدف محدد .
يجب أن تمر عملية وضع البرامج الزمنية بعده عدة خطوات رئيسية و هي :-
1- تقسيم العمليات المراد إنجازها الي عمليات فرعية ثم تقسيم الاخيرة الي عمليات أصغر وهكذا .
2- يحدد البرنامج الزمني للتنفيذ وفقاً للتسلسل المنطقي للعمليات وكذلك صلة ودرجة الارتباط بين كل عملية و اخري .
3- اتخاذ قرارات بشأن كيفية تنفيذ العمليات وكم ونوع الامكانات المادية والبشرية الواجب استخدامها لتحقيق الاهداف .
4- تقرير الوقت اللازم لكل عملية وفقاً لدراسة علمية و بحوث تجريبية .
5- تحديد موعد إبتداء كل عملية و كذلك موعد انتهائها وربط تلك العمليات بعضها البعض .
6- تحديد المسئولية عند تنفيذ البرامج أو أجزائه و الأفراد الذين يقومون بعملية المتابعة بغرض تيسير عملية التقويم .
ماهية التخطيط
1- يشير بينت Bennett إلي التخطيط بقولة :- أنة عملية تحديد أهداف المشروع والطرق المناسبة لارشاد الأفراد في القيام بعملهم لتحقيق هذه الأهداف
2- وتعرف هايمان haiman وهيلجرت hilgert التخطيط بأنة الوظيفة الإدارية التي تتضمن تقرير ما يجب عملة مقدما .
3- وكذلك يري برش brech أن التخطيط هو التنبؤ مقدما بالحاجة إلي إجراء تعديلات في الهيكل التنظيمي organization structure
4- ويعرف هنري فايول fayol التخطيط بأنه التنبؤ بما سيكون عليه المستقبل مع الاستعداد لهذا المستقبل .
5- ويعبر سيد الهواري عن التخطيط بقولة :أنه مرحلة التفكير في المستقبل و التنبؤ بالمشكلات و الإمكانات و الاحتياجات والاستعداد لهذا المستقبل .
6- وكذلك يري محي الدين الأزهري أن التخطيط هو تحديد الأهداف التي ترغب المنظمة في تحقيقها مع توفير الوسائل و البرامج اللازمة لتحقيق هذه الأهداف
أهمية التخطيط
للتخطيط أهمية ومزايا عديدة نبرزها في النقاط التالية :-
1- توضيح أهداف المشروع المراد تحقيقها و بلورتها .
2- توضيح فلسفة العمل الجماعي لإنجاز الأهداف .
3- تحديد المسار الذي يجب أتباعه لتنفيذ المشروع .
4- التحديد الكمي و النوعي الإمكانات المادية والبشرية التي يكون المشروع في حاجة إليها لتحقيق أهدافه .
5- يضع تصور لكيفية الاستفادة من الإمكانات المادية والبشرية المتاحة أقصي استفادة .
6- وكذلك يري محي الدين الأزهري أن التخطيط هو تحديد الأهداف التي ترغب المنظمة في تحقيقها مع توفير الوسائل والبرامج اللازمة لتحقيق هذه الأهداف .
# أهمية التخطيط
للتخطيط أهمية ومزايا عديدة نبرزها في النقاط التالية :-
1- توضيح أهداف المشروع المراد تحقيقها وبلورتها .
2- توضيح فلسفة العمل الجماعي لإنجاز الأهداف .
3- تحديد المسار الذي يجب إتباعه لتنفيذ المشروع .
4- التحديد الكمي والنوعي للإمكانيات المادية والبشرية التي يكون المشروع في حاجه إليها لتحقيق أهدافه .
5- يضع تصور لكيفية الأستفاده من الإمكانيات المادية والبشرية المتاحة أقصي استفادة ممكنة .
6- تحديد الوقت الذي تتطلبه كل مرحلة من مراحل المشروع وكذلك الربط بين المراحل المختلفة للعمل لتحقيق أهداف المشروع في الوقت المحدد .
7- التنبؤ بالمشكلات والعمل علي تفاديها ومواجهتها وإيجاد الحلول المناسبة لتلك المشكلة .
8- يزيد من فاعلية الرقابة ، إذ أنة لا يمكن الحكم علي ما تم إنجازه من أعمال أنه مطابق أو غير مطابق إلا من خلال ما هو مخطط له .
9- يزيد من الكفاءة efficiency الإدارية .
10- تحقيق الارتباط المنطقي بين القرارات .
11- يوفر التخطيط مدخلا منظما للاهتمام باحتمالات المستقبل والتنبؤ بأحداثه .
# مراحل التخطيط :-
يمر التخطيط بعدة مراحل أو خطوات رئيسية حتى يتحقق له مستوي عال من الكفاءة والفاعلية . ومن أهم الخطوات الرئيسية لتخطيط نشاط المشروع ما يلي :-
1- تحديد الأهداف الرئيسية للمشروع .
2- القيام بتحليل شامل لنشاط المشروع واتجاهاته وإجراء التنبؤ وذلك من خلال :-
أ- جمع البيانات والمعلومات .
ب- تحليل الموقف في الماضي والحاضر .
ج- إجراء التنبؤات .
د- وضع الفروض .
3- ترجمة الأهداف الرئيسية إلي أهداف مرحلية أو تخصصية بصورة محددة .
4- تعيين الوظائف الرئيسية والبحث عن مجالات العمل البديلة .
5- تقويم لمجالات العمل البديلة واختيار البديل الأمثل .
6- اختيار طرق التطبيق ، ورسم الخطط الفرعية التكميلية .
7- إعداد الموازنة التخطيطية .
8- المتابعة .
# مراحل التخطيط
1- مرحلة الأعداد .
2- مرحلة الإقرار ( إقرار الخطة ) .
3- مرحلة التنفيذ .
4- مرحلة المتابعة ( متابعة وتقييم عملية التنفيذ ) .
# مبادئ التخطيط الفعال
لكي يحقق التخطيط الغرض منه ، فإنه يجب مراعاة بعض المبادئ الهامة التي تؤثر في نجاح التخطيط وزيادة فاعليته وأهم تلك المبادئ ما يلي :-
1- يجب بناء الخطة في ضوء هدف واضح وصريح ومحدد مما يتيح عملية التخطيط .
2- يجب أن تكون الخطة مفهومة وواضحة وتتميز بالدقة مما يتيح الفرصة لاستيعابها من قبل القائمين علي وضعها موضع التنفيذ .
3- أن تكون الخطة إقتصاديه ومراعية للإمكانيات والموارد المادية والبشرية المتاحة .
4- أن تتميز الخطة بالمرونة حتى يمكنها من مقابلة الظروف المتغيرة والطارئة .
5- أن تكون قابلة للمتابعة عند التنفيذ مما ييسر تقويم الأداء أو العمل .
6- يجب أن يعتمد التخطيط علي الوثائق والحقائق والتفكير الموضوعي .
7- أن يشارك في التخطيط كل من له دراية علمية وخبرة بمجال التخطيط .
ولقد أكد فايول fayol علي عدة معايير هامة يجب توافرها في الخطة لكي تكون فعالة وهي المعايير التالية :- ( الوحدة – الاستمرارية – الدقة – المرونة )
واجبات التخطيط
ترتبط عملية التخطيط بتحديد الأهداف وفقاً لمعايير علمية و من ثم المدخلات inputs الكفيلة بتحقيق تلك الأهداف و كذلك تحديد و رسم السياسات و الإجراءات التي توضح طرق استخدام المدخلات وفقاً لبرامج العمل و للجدول الزمني لإنجاز المهام و لتحقيق الأهداف و في ضؤ الميزانيات
ولذا فأن أهم واجبات يمكن تحديدها في
1- وضع الأهداف و المعايير .
2- رسم السياسات و الإجراءات .
3- التنبؤ و إعداد الموازنات .
4- وضع برامج العمل و الجداول الزمنية .
1) وضع الأهداف والمعايير
يشير جوليك gulivk إلي أن أفضل ضمان لفاعلية الإدارة هو تحديد الغرض أو الهدف بوضوح ،
وذلك لان فاعلية الإدارة تتأثر بانتقاء الأهداف ، فالانتقاء الجيد للأهداف يزيد من فاعلية الإدارة ، في حين أ، الانتقاء العشوائي للأهداف يقلل الفاعلية مما يشير إلي عدم الدقة في التخطيط .
فالأهداف تعد مرشداً نحز الغاية المنشود تحقيقها ، فهي تتحدد الاتجاه العام للمجهودات الجماعية . فالأهداف تعد بمثابة النتائج المطلوب تحقيقها بالجهد الجماعي .
أنواع الأهداف
1) أهداف إستراتيجية Strategic
وهي تعبر عن النتائج المطلوب تحقيقها في المستقبل البعيد و التي يطلق عليها أهداف طويلة المدى .
أهداف تكتيكية Tactical
وهي تعبر عن النتائج المطلوب تحقيقه من نتائج في الأجل القصير والتي يطلق عليها أهداف قصيرة المدى أو الأهداف المرحلية و تلك الأهداف تشتق من الأهداف الإستراتيجية .
معايير الأهداف
توجد عدة معايير يجب مراعاتها في عملية وضع وتحديد الأهداف حتى تصبح الأهداف ذات فاعلية في الإدارة . ومن أهم المعايير التي يجب مراعاتها الآتي :-
1- أن تنبع من فلسفة المجتمع وتساير الأهداف القومية .
2- ترتبط إلي حد مقبول بحاجات الأفراد .
3- تتميز بوضوح المعني والمفهوم .
4- تتصف بالتكامل والشمول .
5- أن تكون واقعية بحيث يمكن تحقيقها بالإمكانات المادية والبشرية المتاحة والظروف المتيسرة .
6- تحليل الأهداف المركبة إلي أهداف تخصصية أو مرحلية .
7- يمكن قياس نتائجها ، فلكي يكون للأهداف قيمتها العلمية ، يجب أن تكون نتائجها قابلة للقياس .
8- متسلسلة منطقياً في سلم الأهمية والأولوية
9- أن تكون نابعة من منطلق النتائج والمخرجات
10- قابلة للتغيير والتطوير .
أهمية تحديد الأهداف
1- تعد نقطة الانطلاق في التخطيط .
2- تحديد الأهداف والاتجاه العام للمجهودات الجماعية .
3- تحقيق الأهداف وتيسير التنسيق بين مجهودات الأفراد والوحدات دون التدخل أو التعارض في الأعمال .
4- تعد الأهداف بمثابة دافع لكل فرد في المجموعة للقيام بالعمل .
5- تعد مقياس للرقابة والتقويم الأداء أثناء التنفيذ أو بعد الانتهاء منه من خلال قياس النتائج ومدي مطابقتها للأهداف .
6- مرشد بقدر الإمكان لطرق ووسائل تحقيقها .
7- توحي بالاستفادة من الإمكانات المتاحة بطريقة مثالية .
8- تتضمن قدر من التحدي لقدرات القائمين بتحقيقها .
9- تعبر عن فلسفة وسياسة الهيئة أو المنظمة .
رسم السياسات والإجراءات policy marking :
السياسات
يصف كل من كيلي ولازر Kelly, Lazer السياسة الإدارية :
" بأنها مجموعة من القواعد الموضوعة علي مستوي عال من السلطة لتوجيه القرارات التي تتخذ علي مستوي أقل .
وكذلك يشير الدرسون Alderson إلي السياسة الإدارية بأنها مجموعة من القواعد العامة التي تحكم استخدام مصادر المنشأة في الوصول إلي أهدافها .
ويعرف كل من سيد شلتوت و حسن معوض السياسة الإدارية بأنها " القواعد أو المبادئ و الأسس التي توضح طريقة العمل لتنفيذ المشروع .
الإجراءات
يعرف الدرسون Alderson الإجراءات " بأنها طريقة موضوعة سلفاً عن كيفية تنفيذ أعمال روتينية .
ويشير آلن Allen إلي ضرورة أن تكون الإجراءات مكتوبة ،إذ أن ذلك يعد أفضل طريق لوضعها موضع التنفيذ .
السياسات ما هي إلا قواعد عامة توضح بشكل عام ما يجب عمله وما لا يجب عمله ( في حين أن) الإجراءات ما هي إلا خطوات تفصيلية محددة تأتي الخطوة منها بعد الأخرى وفق اًلتتابع زمني .
أهمية السياسات الإدارية
1- تعد جوانب مرشدة للتفكير في اتخاذ القرار .
2- تفسير وتترجم الأهداف .
3- تعد من الوسائل الضرورية للرقابة .
4- تعد الإطار العام الذي تعمل في نطاق الإدارة .
5- توافر اتخاذ القرارات في المشاكل المماثلة .
6- تؤدي إلي تحقيق الأهداف وتحقيق أفضل النتائج بكفاءة .
مبادئ أساسية يجب توافرها في السياسات
1- تتفق مع الفلسفة والسياسة العامة .
2- أن تعبر عن فكر المنظمة أو الهيئة .
3- تكون واقعية وتؤدي إلي تحقيق الأهداف .
4- الاستناد في وضعها إلي الحقائق العلمية .
5- أن تكون واضحة المفهوم والمعني .
6- أن تتصف بالمرونة لمواجهة الظروف والمواقف المتغيرة .
مبادئ أساسية يجب توافرها في الإجراءات
1- يجب أن توضع الإجراءات داخل إطار السياسة الإدارية للمشروع .
2- يجب أن يتوافر للإجراءات عنصري الاستقرار و المرونة .
3- أن تتميز بالصراحة و الوضوح مما يسهل من فهم القائمين بالتنفيذ .
4- يجب أن تكون الإجراءات مكتوبة حتى تكون مرجعاً .
5- أن تكون الإجراءات قابلة للتطبيق .
2) التنبؤ وإعداد الموازنات
إن التنبؤ هو وضع افتراضات عن المستقبل في ضوء ما حدث في الماضي ويحدث في الحاضر ، ولذا فان وضع الموازنة التخطيطية يعتمد علي التنبؤ ، كما أنه لا يوجد قيمة علمية للتنبؤ إذا لم تترجم في شكل موازنة تخطيطية .
أهم الاعتبارات التي يجب مراعاتها عند إعداد الموازنة التخطيطية :-
1- أن تكون بمثابة أهداف نموذجية لقياس الاداء الفعلي .
2- إتباع مبدأ اللامركزية في تحضير وإعداد الموازنات .
3- أن تكون أداه مساعدة للمدربين .
4- مراعاة الموضوعية وواقع الظروف المعاصرة و المتوقعة عند أعدادها .
5- تحقيق عنصر التنسيق و التجانس و التكامل بين الموازنات الوظيفية .
3) وضع الجداول الزمنية
يشير سيد الهواري أن الجدولة الزمنيةScheduling فهي تعني تحديد الوقت النسبي الذي يجب أن يبدأ فيه عملية معينة ولا سيما إذا كان هناك عدة عمليات أو مراحل في أن البرنامج الزمني يوضح العمليات المطلوب تنفيذها مبينا ميعاد الابتداء لكل عملية تقرر تنفيذها فهو وسيلة لربط العمليات المختلفة من أجل تحقيق هدف محدد .
يجب أن تمر عملية وضع البرامج الزمنية بعده عدة خطوات رئيسية و هي :-
1- تقسيم العمليات المراد إنجازها الي عمليات فرعية ثم تقسيم الاخيرة الي عمليات أصغر وهكذا .
2- يحدد البرنامج الزمني للتنفيذ وفقاً للتسلسل المنطقي للعمليات وكذلك صلة ودرجة الارتباط بين كل عملية و اخري .
3- اتخاذ قرارات بشأن كيفية تنفيذ العمليات وكم ونوع الامكانات المادية والبشرية الواجب استخدامها لتحقيق الاهداف .
4- تقرير الوقت اللازم لكل عملية وفقاً لدراسة علمية و بحوث تجريبية .
5- تحديد موعد إبتداء كل عملية و كذلك موعد انتهائها وربط تلك العمليات بعضها البعض .
6- تحديد المسئولية عند تنفيذ البرامج أو أجزائه و الأفراد الذين يقومون بعملية المتابعة بغرض تيسير عملية التقويم .